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新闻中心 热点文章 未来已来 (四)丨 报账平台的前世今生和未来

未来已来 (四)丨 报账平台的前世今生和未来

2020-05-26


报账平台是近期大家听到比较多的词汇,也被打上了不同的标签:部分财务工作者眼中的“业财衔接界面”;某些厂商定义的“过时事物”;与共享服务挂钩的“共享报账”;中台架构中的“报账中台”……

智慧时代已来,我们还需要报账平台吗?


01

报账平台的前世


刚参加工作成为“小李会计”时,我每天要接收来自各个部门的、堆积如山的各种原始单证,左手边翻、边审单子,右手拿着一支笔,还敲着计算器,没问题了就在电算化软件中做几笔分录,形成一张记账凭证。接下来就是我的主管复核……

透过现象看本质,以上场景就是一类报账工作,可以概括为三个基本要素:


一是参与者:可以是公司内任何人和财务人员。

二是报送的单证:只要是与国家、公司制度规范有关、与会计确认和计量有关的都是被审(稽)核的对象,基本无法穷举。

三是流程活动:可以总结成提报、审核、算账、记账。前三项活动在整个流程中最耗时耗力、最考验职业判断能力;也是流程效率、质量优化的关键。


当然,还有一类活动是把账务结果(账簿、报表等)向上呈报,也被叫做报账,这不是本次的讨论范围,在此不表。*


可以想象,天天沉浸在此情此景之中,一个当年的“后浪”青年心里是多么的煎熬。后来“小李会计”变成了“李顾问”,从全局的层面认识到报销审核活动在企业整个财务活动中的占比是多么的大;以某央企为例,每年报销业务工作量2100+人年,占了整个财务工作18000+人年的11.67%。




02

报账平台的今生


为了实现全公司财务转型及运营提效,为了解救水深火热的“小李会计们”,变“手工报账”为“线上报账”的报账平台应运而生。综合看来,大家普遍认知的报账平台至少具备几个特性:


一方面服务提报人员。支持按照不同的业务类型(经济事项)提报结构化数据和非结构文档等基础信息;同时了解报账业务所处的业务环节及当前的业务状态。


另一方面服务业务审批及财务审核(批)人员。首先是为业务审批和财务审核(批)人员提供一个线上作业平台;比对手工翻阅单证、邮件电话沟通等线下处理模式,既加强了工作协同能力,又提高了工作效率。其次是基于精细化管理的业务类型划分,流程环节中快速查看原始单证信息(包括结构化和非结构化信息)、自动生成记账凭证,这样既落实了标准化财务管控,又节省了财务人力投入。


看到这里,我相信大家的疑问肯定就出来了:


一是报账平台和主流的业务财务一体化是什么关系?


是互补关系,不是对立关系。以一个业务财务一体化企业为例,首先,不是所有的业务循环都可以做到业务财务一体化。例如:本着重要性原则,一些企业内多种经营单位的采购业务有合同,但不必应用系统内“三单匹配”的线上流程。但从财务管理角度,需要“线上报账”。其次,即便是业务财务一体化的环境,虽然实现了基于流程的财务业务数据联动、单据互溯,但是解决不了“业务到财务的单证充分性”问题。以下是某企业的勘察设计类业务规范:


工程实施与进度款收取:……;项目部根据合同约定和确认的工程进度,及时通知财会部门收取工程预付款和进度款,财会部门在收到款项后进行账务处理。……。


工程结算、收入确认与款项催收:工程完工后,……。项目部配合财会部门依据合同、工程决算报告及时确认工程总收入。


传统的业务模块没有完整的业务合同、三方确认的进度报告、工程决算报告等关键材料,这也不是简单挂一个附件就解决的问题。所以客观上,需要在既有业财一体核心流程基础上,进一步做好“报账依据充分”工作,并且和整个报账作业平台进行整合。


二是报账平台和财务共享、中台是什么关系?


没必然联系。例如,一个单体企业,没必要做财务共享,但是不代表不需要业务向财务线上报账。一个不赶“中台”时髦的企业,现在有可能报账平台运行的非常良好。




03

报账平台的未来


自2014年以来,《企业会计信息化工作规范》、《会计档案管理办法》、《财政部 国家档案局 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》的陆续实施,释放出一个清晰的信号,即:财务工作数字化是大势所趋。我们也深刻地理解:智慧财务转型、管理会计落地须以释放重复性的基础财务工作占据的资源为前置条件。


今天的报账平台,既是业财融合的载体,又是业财一体化的补充,在财务转型进程中被很多企业赋予重任。承前启后,未来报账平台必备的特征是数字化、自动化和智慧化;那么基于人工智能的财务机器人应用则成为达成预期目标的必要选项。


然而,我们的同事在交付英诺森财务机器人ProcessGo的过程中,发现的现实情况却非常骨感:有的企业还没有大规模实现信息化;有的企业虽然已引进ERP系统,但并未实现某些场景的流程线上串通;大量纸质发票文件,要人工验证信息后再编制记账凭证,整个工作流程耗时耗力。这本质上体现了记账前的数据和单证提报、审核、算账过程是提升财务运营效率的关键环节;如果不针对性改变,那么永远无法在整个业务链条上形成最优结果。究其原因,无非两点:一是整个流程的连续业务活动没有信息化何来自动化;二是整个流程的关键业务活动没有数字化何来智慧化。


正如以往我们实施ERP项目时说的:“蓝图设计必须基于特定的信息化环境方可落地”。今天自动和智慧的报账平台设计交付,也必须在传统实施方法的基础上,以人工智能和财务机器人为必要且核心的应用环境考虑因素,从而尽量避免事后考虑人工智能和财务机器人时再“补课”。




英诺森作为专注行业提供数字化产品及服务的公司,有着“一基两翼”的航空器业务战略布局。“一基”的咨询代表我们懂行业、懂业务,善于进行业务规划设计和优化,“两翼”之一的数字化劳动力让我们更加紧密地结合领先数字化技术,从而为客户提供全面的专业服务。首先,具备深厚行业和财务管理经验的业务顾问,可以立足企业财务运营转型目标,综合评估现有业务现状和技术环境,进而确立项目的具体目标和优化方向。其次,再联合数字化转型技术顾问,从全局层面形成基于AI和ProcessGo的报账平台的运营管理模型,并进行例行的流程筛选、详细优化设计和实现工作。


让我们再次回顾曾经绘制过的蓝图流程:一般总账过账流程包括了多少没有细分的业务场景。一般总账过账和费用报销等流程中,有多少流程步骤是线下步骤;这些线下步骤聚集在提报、审核、算账、记账链条中的什么环节。如果面向未来智慧的自动化处理,你会发现这些细节才是提效的根本。报账平台更多的是载体、是应用环境,真正的关键在于其中负责执行的“机器人双手”和负责判断、指挥的“AI大脑”。不论你如何想,报账平台就是现实中的未来存在。

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